Das Wichtigste in Kürze
- Digitale Entgeltabrechnungen sind laut Bundesarbeitsgericht grundsätzlich zulässig, wenn sie in Textform in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden.
- Arbeitgeber müssen die Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter gewährleisten, insbesondere für jene ohne privaten Online-Zugang, indem sie das Einsehen und Ausdrucken im Betrieb ermöglichen.
- Die Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmervertretungen (z.B. Betriebsrat) sind bei der Einführung digitaler Lösungen entscheidend und müssen beachtet werden.
- Die Entgeltabrechnung gilt als „Holschuld“, was bedeutet, dass der Arbeitgeber sie lediglich bereitstellen muss.
Bundesarbeitsgericht: Digitale Entgeltabrechnungen sind zulässig
Arbeitgeber sind gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet, bei der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Diese Verpflichtung kann grundsätzlich auch dadurch erfüllt werden, dass die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt wird. Dies hat das Bundesarbeitsgericht kürzlich entschieden.
Der Ausgangsfall: Anspruch auf Papierabrechnung
Der zugrunde liegende Fall betraf eine als Verkäuferin beschäftigte Klägerin in einem Einzelhandelsbetrieb. Im Konzernverbund der Beklagten gab es eine Konzernbetriebsvereinbarung vom 7. April 2021. Diese regelte die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs.
Gemäß der Vereinbarung werden alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt. Beschäftigte können diese Dokumente mittels eines passwortgeschützten Online-Zugriffs abrufen. Falls für Arbeitnehmer keine Möglichkeit besteht, über ein privates Endgerät zuzugreifen, muss der Arbeitgeber das Einsehen und Ausdrucken der Dokumente im Betrieb ermöglichen.
Auf Grundlage dieser Konzernbetriebsvereinbarung stellte die Beklagte ab März 2022 die Entgeltabrechnungen nur noch elektronisch zur Verfügung. Die Klägerin widersprach dieser Praxis. Sie verlangte, ihr weiterhin Abrechnungen in Papierform zu übersenden.
Entscheidung des Landesarbeitsgerichts
Das Landesarbeitsgericht gab der Klage der Verkäuferin statt. Es nahm an, die Entgeltabrechnungen seien ihr durch das Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt worden. Entgeltabrechnungen seien demnach als zugangsbedürftige Erklärungen zu werten.
Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es für den Erklärungsempfang im Rechts- und Geschäftsverkehr bestimmt habe. Die Klägerin hatte dies im Streitfall jedoch nicht getan.
Urteil des Bundesarbeitsgerichts: Digitale Textform ist ausreichend
Die Revision der Beklagten vor dem Neunten Senat des Bundesarbeitsgerichts hatte Erfolg. Das Gericht entschied, dass der Arbeitgeber die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform grundsätzlich wahrt. Dies geschieht, indem er Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.
Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine sogenannte Holschuld. Dies bedeutet, der Arbeitgeber muss nicht für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich sein. Es genügt, die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitzustellen.
Jedoch müssen die berechtigten Interessen der Beschäftigten berücksichtigt werden. Insbesondere gilt dies für diejenigen, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass die Dokumente im Betrieb eingesehen und ausgedruckt werden können. Dies ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung von Dokumenten im Arbeitsrecht.
Bedeutung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Die digitale Zurverfügungstellung der Entgeltabrechnungen im Rahmen der Konzernbetriebsvereinbarung greift nicht unverhältnismäßig in die Rechte der betroffenen Arbeitnehmer ein. Diese Regelung erfolgte im Kontext des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Der Senat war jedoch an einer abschließenden Entscheidung gehindert. Bislang gab es keine Feststellungen dazu, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen. Daher wurde die Sache zur weiteren Klärung an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen.
Fazit
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts schafft Klarheit bezüglich der Zulässigkeit digitaler Entgeltabrechnungen. Es bestätigt, dass die elektronische Bereitstellung in Textform grundsätzlich rechtmäßig ist, sofern Arbeitgeber die Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter sicherstellen. Die korrekte Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmervertretungen bleibt dabei ein entscheidender Faktor für die rechtssichere Umsetzung solcher digitalen Lösungen.
Gerichtsdaten
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 –
Vorinstanz: Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 16. Januar 2024 – 9 Sa 575/23 –