Das Wichtigste in Kürze
- Korrekte Reisekostenabrechnungen sind entscheidend, um Betriebsausgaben geltend zu machen und finanzielle Verluste zu vermeiden.
- Der Zweck der Reise muss präzise dokumentiert und nachweisbar sein, insbesondere da Prüfer dies auch Jahre später noch hinterfragen können.
- Vermeiden Sie die Vermischung privater und geschäftlicher Reisezwecke, da dies vom Finanzamt sehr genau geprüft wird und zum Verlust der Abzugsfähigkeit führen kann.
- Sammeln und archivieren Sie alle relevanten Belege und unterstützenden Dokumente (z.B. Messeeinladungen, Seminarpläne) sorgfältig und systematisch.
- Ein systematisches Vorgehen bei der Reisekostenabrechnung spart bares Geld und vermeidet Ärger bei Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen.
Reisekostenabrechnung ist wichtig
Mein Artikel gestern zum Risiko von Steuerprüfungen und/oder Sozialversicherungsprüfungen hat einiges an Feedback generiert. Das zeigt mir, dass das Thema einige überrascht hat und dass es wert ist, dass das Thema mehr auf Social Media geteilt wird.
Wie ich kurz erwähnte, gibt es zahlreiche verwandte Probleme und Risiken, die natürlich im weitesten Sinne auch mit Steuern und Sozialversicherung zu tun haben. Während man bei Bewirtungsbelegen auch einige falsch machen kann (bei Interesse mache ich dazu auch einen eigenen Artikel), ist hier die im Raum stehende Summe noch recht begrenzt. In der Regel wird man als Selbständiger (oder kleines Startup) keine tausenden Euro Kosten für Bewirtungen im Monat haben.
- Reisen zu Konferenzen oder Messen
- Flüge zu Events von Partnerfirmen
- Fahrten zu Kunden oder Agenturen
Eine fehlende Reisekostenabrechnung ist wie bares Geld verbrennen
- genaue Beträge
- Kostenstellen (von welchem Konto, von welchem Budget etc.)
- Tag der Reise
- Zweck der Reise
Aber Achtung bei Selbständigen!
- Messeeinladungen
- Ablaufpläne eines Seminars
- Protokoll einer Besprechung
Kniffelig wird es bei einer echten Vermischung der Reise. Während Hotelkosten, Eintritt zu einer Messe und dergleichen noch gut zuordenbar sind, wären Reisekosten schwerer zu trennen. Hier muss eine sachgerechte Aufteilung der Kosten erfolgen, bei der es natürlich Meinungsunterschiede mit dem Prüfer geben könnte.
Oft wird auch mit den sonstigen Belegen geschlampt, seien es Parkgebühren, Mautgebühren und viele kleinere Dinge, für die oftmals gar keine Quittung vorhanden ist oder keine Quittung, die die Voraussetzungen erfüllen, um eine Umsatzsteuerrückerstattung geltend zu machen. Das ist aber schlicht dumm. Ein nachlässiges Handeln kostet hier schlicht Geld. Dann kann man auch Geldscheine verbrennen.
Fazit
Wie bei allen Dingen rund um Buchhaltung, Steuern, Dokumenten oder Behördenkommunikation hilft hier eine, oftmals unliebsame, Sorgfalt wirklich bares Geld zu sparen. Man sollte ein System entwickeln für Archivierung, Aufbewahrung und Erstellung der Reisekostenabrechnung inklusive aller Dokumente. Der Aufwand wird sich lohnen!