GoBD für Selbstständige: Fallen & Risiken | IT-Medienrecht

GoBD: Warum die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung für Selbstständige so wichtig sind

Das Thema GoBD – ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – ist eigentlich ein alter Hut. Diese Grundsätze wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Die Vorschriften sind seit 2018 vollumfänglich in Kraft.

Trotzdem habe ich das Gefühl, dass bisher kaum ein Kleinunternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler davon gehört hat oder gar deren Anwendung beachtet.

GoBD-Konformität: Was Selbstständige beachten müssen

Jedes Unternehmen, jeder Selbstständige und Freiberufler hat die Pflicht, die Vorgaben der GoBD einzuhalten. Eine Missachtung kann erhebliche Nachteile bei einer möglichen Steuerprüfung nach sich ziehen. Beispielsweise kann der Vorsteuerabzug verwehrt werden, was zu hohen Nachzahlungen führen kann. Das Haftungsrisiko ist somit enorm.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Bücher liegt stets beim Unternehmer selbst. Dies gilt auch dann, wenn ein Dienstleister mit der Buchhaltung beauftragt wird, und erst recht, wenn ein Steuerberater nur die steuerrechtlichen Erklärungen fertigt.

Rechnungsstellung und Korrekturen nach GoBD

Die Vorschriften der GoBD beginnen bereits bei der Rechnungsstellung. Es ist Sorge zu tragen, dass einmal gestellte Rechnungen nicht einfach gelöscht oder geändert werden. Änderungen der zu zahlenden Beträge sind ausschließlich mit Gutschriften oder ähnlichen Buchhaltungsmethoden zu korrigieren. Dies dürfte in aller Regel nicht allein mit der Erstellung von Rechnungen über Word in einem Unterordner möglich sein.

Vielmehr ist dazu eine GoBD-konforme Software notwendig, welche Änderungen und Korrekturen an der Buchhaltung nachvollziehbar dokumentiert. Solche Softwarelösungen sind entscheidend, um die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Transformation meistern zu können.

Anforderungen ohne GoBD-Software

Nutzt man keine spezielle Software, müssen strikte Punkte beachtet werden, um GoBD-konform zu bleiben. Dazu gehören:

• Aufbewahrung
• Vollständigkeit
• Unveränderbarkeit
• Verlustschutz
• Nachvollziehbarkeit
• Auffindbarkeit
• Ordnung
• Zeitnahe Erfassung und Buchung
• Verfahrensdokumentation

Fehlende Punkte können zu Zweifeln seitens der Betriebsprüfer führen, was erhebliche Nachzahlungen an das Finanzamt zur Folge haben kann. Dies gilt vor allem dann, wenn die angewendete Methode keine zulässige digitale Datenverarbeitung über eine Schnittstelle für einen Prüfer zur Verfügung stellt.

Wichtigkeit von Belegen und Kontierung

Zudem muss neben der Verknüpfung von Beleg und Kontierung auch die sichere Aufbewahrung der Unterlagen gewährleistet sein. Die GoBD verweisen in diesem Zusammenhang auch auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes, das besagt, dass grundsätzlich alle Unterlagen aufzubewahren sind, die für das Verständnis einzelner Aufzeichnungen relevant sind.

Es ist unerlässlich, eine ordnungsgemäße Buchführung zu etablieren. Hierzu gehören auch Kenntnisse über die Abzugsfähigkeit von Belegen (wie Reisekosten oder Bewirtungen), Vertragsgestaltungen und ähnliche Aspekte. Im Rahmen von Schulungen können viele Fragen beantwortet und Risiken minimiert werden.

Das Ignorieren dieser Pflichten birgt aktuell erhebliche Risiken. Wie bereits mehrfach dargelegt, sind die Zeiten vorbei, in denen Finanzämter oder Steuerprüfer Unkenntnis über Einnahmequellen wie Instagram, Twitter, YouTube und Ähnliches zeigen. Sie wissen genau, dass dort substanzielle Einnahmen generiert werden und dass viele Unternehmen sowie Selbstständige in diesem Bereich – oft aus Unkenntnis, manchmal aber auch aus Ignoranz – ihre Pflichten vernachlässigen. Dies birgt ein erhebliches Haftungsrisiko für Sozialversicherungsleistungen oder Steuern. Die Forderung nach Zahlung kommt dabei meist unerwartet.

Individuelle Unterstützung und Beratung

Kontaktieren Sie mich einfach unverbindlich über meine Kontaktmöglichkeiten. Ich helfe Streamern, Influencern, semiprofessionellen Esport-Teams, Selbstständigen oder kleineren Startups dabei, effektive Prozesse umzusetzen und GoBD-konform zu agieren.

Fazit

Die Einhaltung der GoBD ist für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen in Deutschland zwingend erforderlich. Sie schützt vor erheblichen finanziellen Risiken und rechtlichen Konsequenzen bei Steuerprüfungen. Eine vorausschauende und konforme Buchführung, idealerweise unterstützt durch entsprechende Software, ist daher unerlässlich für den langfristigen Geschäftserfolg.