E-Rechnungspflicht 2025: BMF-Vorgaben | IT-Medienrecht

In meinen vorherigen Blogposts habe ich bereits einen Überblick über die geplante Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) gegeben.

Dazu gehörten Artikel wie E-Rechnungspflicht kommt ab 2025 – Das müssen Unternehmer wissen und XRechnung und ZUGFeRD: Zulässige Formate für E-Rechnungen. Nun hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 15. Oktober 2024 ein offizielles Schreiben veröffentlicht, das viele bisher offene Fragen klärt und die Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab 2025 konkretisiert.

Kernpunkte der E-Rechnungspflicht

Das BMF-Schreiben bestätigt nochmals die Kernpunkte der neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) grundsätzlich als elektronische Rechnung (E-Rechnung) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.

Dies muss in einem strukturierten Format erfolgen. Ausnahmen gelten lediglich für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die Pflicht gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder von Startups. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmer leisten.

Zulässige Formate und Übermittlungswege

Das BMF-Schreiben enthält eine Liste der zulässigen Formate für E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen müssen.

Zulässige E-Rechnungsformate

Insbesondere zählen dazu folgende Standards:

• XRechnung
• ZUGFeRD 2.0 (ab Version 2.0.1)

Unter bestimmten Voraussetzungen ist zudem die Vereinbarung individueller Formate zwischen den Vertragsparteien möglich.

Möglichkeiten der Übermittlung

Für die Übermittlung von E-Rechnungen stehen verschiedene Wege zur Verfügung:

• E-Mail
• Bereitstellung über Portale
• Datenaustausch per Schnittstelle

Ab 2025 müssen Empfänger den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Ein E-Mail-Postfach kann hierfür bereits ausreichend sein.

Übergangsregelungen und Berichtigungsmöglichkeiten

Das BMF sieht für die Umstellungsphase der E-Rechnungspflicht großzügige Übergangsregelungen vor. Dies soll Unternehmen die Anpassung an die neuen Vorgaben erleichtern.

Fristen der Übergangsregelungen

• Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin im bisherigen Format ausgestellt werden.
• Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist sogar bis Ende 2027.

Eine weitere Erleichterung ist die Möglichkeit zur Berichtigung von Rechnungen im falschen Format. Hierfür kann nachträglich eine E-Rechnung mit Rückwirkung ausgestellt werden. So bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, selbst wenn anfangs eine Papierrechnung oder ein inkorrektes elektronisches Format verwendet wurde.

Anpassungsbedarf bei AGB und Verträgen

Wichtig: Die Einführung der E-Rechnungspflicht macht in vielen Fällen auch eine Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Verträge erforderlich. Klauseln zur Rechnungsstellung und zum Zahlungsverkehr sollten überprüft und um Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung ergänzt werden. Zudem können Vereinbarungen zum Datenaustausch und zur Datensicherheit betroffen sein.

Ich biete Ihnen hierbei meine Unterstützung an: Gerne prüfe ich Ihre bestehenden AGB und Verträge und nehme die erforderlichen Anpassungen vor. Oft ist keine komplette Neufassung nötig, sondern es genügen gezielte Ergänzungen und Änderungen einzelner Klauseln. So stellen wir gemeinsam sicher, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Fazit und konkrete Handlungsempfehlungen

Das BMF-Schreiben sorgt für Klarheit und bietet Unternehmen eine verlässliche Orientierung für die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht. Obwohl die Übergangsfristen noch etwas Zeit einräumen, sollten sich gerade kleinere Unternehmen und Startups frühzeitig mit diesem wichtigen Thema auseinandersetzen.

Die Umstellung der Rechnungsprozesse sowie die Anpassung von AGB und Verträgen erfordert erfahrungsgemäß einige Zeit. Daher sind proaktive Schritte entscheidend.

Ihre Handlungsempfehlungen

• Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in den zulässigen Formaten unterstützt.
• Sollte dies nicht der Fall sein, suchen Sie rechtzeitig nach geeigneten Softwarelösungen und implementieren Sie diese.
• Sprechen Sie sich mit Ihren Geschäftspartnern ab, um sich auf gemeinsame Formate und Übermittlungswege zu einigen. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang.

Bei allen Fragen zur rechtlichen Ausgestaltung Ihrer Rechnungsprozesse, AGB und Verträge im Kontext der E-Rechnungspflicht unterstütze ich Sie gerne. Zögern Sie nicht, mich anzusprechen!