Die Arbeitswelt befindet sich im digitalen Wandel – doch ausgerechnet beim Arbeitsvertrag hakt es noch. Bisher mussten Arbeitsverträge in den meisten Fällen noch auf Papier unterschrieben werden, um den Anforderungen des Nachweisgesetzes gerecht zu werden. Doch damit soll jetzt Schluss sein: Die Bundesregierung hat sich am 21. März 2024 darauf geeinigt, dass Arbeitsverträge künftig auch digital abgeschlossen werden können. Eine überfällige Änderung, die gerade für Startups, Agenturen und die Digitalbranche enorme Erleichterungen bringen wird.
Das Nachweisgesetz: Hürde für digitale Verträge
Grundsätzlich kennt das deutsche Arbeitsrecht, insbesondere § 611a BGB, keine Formvorschriften für den Abschluss eines Arbeitsvertrags. Theoretisch könnte ein Arbeitsvertrag also auch mündlich oder digital geschlossen werden.
Das Problem liegt im Nachweisgesetz. Dieses verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dazu gehören unter anderem Angaben zur Art der Tätigkeit, zum Beginn des Arbeitsverhältnisses, zur Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie zu Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch.
Verstöße gegen diese Nachweispflicht können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. In der Praxis führt das dazu, dass die meisten Arbeitsverträge bisher noch in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift geschlossen werden – ein enormer bürokratischer Aufwand im digitalen Zeitalter.
Die geplante Reform: Digitale Verträge werden möglich
Mit der jetzt geplanten Reform soll der Nachweis der Vertragsbedingungen auch in Textform, z.B. per E-Mail oder als PDF-Dokument mit eingescannter Unterschrift, möglich sein. Damit können Arbeitsverträge vollständig digital abgeschlossen werden.
Die Schriftform soll nur noch in bestimmten Branchen mit erhöhter Schwarzarbeitsgefahr verpflichtend sein, etwa im Baugewerbe oder in der Gastronomie. Für alle anderen Branchen, insbesondere für die Digitalwirtschaft, soll die Textform ausreichen.
Damit wird eine der letzten Hürden für durchgängig digitale Prozesse im Personalwesen beseitigt. Unternehmen können dadurch enorm an Geschwindigkeit und Effizienz gewinnen.
Riesenchance für Startups und Agenturen
Gerade für Startups, Agenturen und IT-Unternehmen, die oft komplett digital und remote arbeiten, ist das eine enorme Erleichterung. Neue Mitarbeiter können schneller und unkomplizierter eingestellt werden, ohne dass erst Papierverträge hin- und hergeschickt werden müssen.
Auch für Influencer und Freelancer, die projektbezogen arbeiten, wird vieles einfacher. Aufträge können schnell per digitalem Vertrag fixiert werden, ohne Medienbrüche und Postlaufzeiten.
Die Änderung ist zudem ein wichtiges Signal für eine moderne, digitale Arbeitgebermarke. Gerade im Wettbewerb um Talente können sich Unternehmen so als fortschrittlich und mitarbeiterorientiert positionieren.
So gelingt die Umstellung
Um als Unternehmen von den neuen Möglichkeiten zu profitieren, ist etwas Vorbereitung nötig. Die Umstellung auf digitale Vertragsabschlüsse sollte sorgfältig geplant werden.
Wichtig ist vor allem eine geeignete technische Lösung für die digitale Unterschrift und Vertragsablage. Viele Anbieter haben hier intuitive und rechtssichere Lösungen im Programm. Auch die internen Prozesse im Recruiting und Onboarding müssen angepasst werden.
Unternehmen sollten zudem ihre Arbeitsverträge überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Denn auch wenn der digitale Vertragsschluss nun möglich ist, bleiben viele Formvorschriften bestehen, etwa für Befristungen oder Kündigungen.
Fazit
Die Reform des Nachweisgesetzes ist ein überfälliger Schritt zu einer digitaleren Arbeitswelt. Sie beseitigt eine der letzten Hürden für durchgängig digitale Prozesse im Personalwesen.
Gerade für Startups, Agenturen und Unternehmen der Digitalwirtschaft ergeben sich enorme Chancen, Prozesse zu verschlanken und sich im Wettbewerb zu differenzieren. Mit der richtigen Vorbereitung und Beratung steht der digitalen Zukunft des Arbeitsvertrags nun nichts mehr im Weg.
