In meinen vorherigen Blogposts E-Rechnungspflicht kommt ab 2025 – Das müssen Unternehmer wissen und XRechnung und ZUGFeRD: Zulässige Formate für E-Rechnungen habe ich bereits einen Überblick über die geplante Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) gegeben. Nun hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 15. Oktober 2024 ein offizielles Schreiben veröffentlicht, das viele bisher offene Fragen klärt und die Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab 2025 konkretisiert.
Kernpunkte der E-Rechnungspflicht
Das BMF-Schreiben bestätigt nochmals die Kernpunkte der neuen Regelungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B) grundsätzlich als elektronische Rechnung (E-Rechnung) in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Ausnahmen gelten nur für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die Pflicht gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder Startups. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmer leisten.
Zulässige Formate und Übermittlungswege
Das BMF-Schreiben enthält eine Liste der zulässigen Formate für E-Rechnungen. Dazu zählen insbesondere die Standards XRechnung und ZUGFeRD 2.0 (ab Version 2.0.1), die ich in meinem verlinkten Artikel bereits näher vorgestellt habe. Aber auch andere Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, können verwendet werden. Unter bestimmten Voraussetzungen sind sogar individuelle Formate zwischen den Vertragsparteien vereinbar.
Für die Übermittlung von E-Rechnungen sind verschiedene Wege wie E-Mail, Bereitstellung über Portale oder den Datenaustausch per Schnittstelle möglich. Der Empfänger muss den Empfang von E-Rechnungen ab 2025 sicherstellen, wozu ein E-Mail-Postfach ausreicht.
Übergangsregelungen und Berichtigungsmöglichkeit
Erleichternd ist, dass das BMF für die Umstellungsphase großzügige Übergangsregelungen vorsieht: Bis Ende 2026 können Rechnungen noch im bisherigen Format ausgestellt werden. Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt sogar eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Zudem ist eine Berichtigung von Rechnungen im falschen Format durch nachträgliche Ausstellung einer E-Rechnung mit Rückwirkung möglich. Der Vorsteuerabzug bleibt also erhalten, auch wenn zunächst versehentlich noch eine Papierrechnung oder ein anderes elektronisches Format verwendet wurde.
Anpassung von AGB und Verträgen
Wichtig: Die Einführung der E-Rechnungspflicht macht in vielen Fällen auch eine Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Verträge erforderlich. Insbesondere sollten Klauseln zur Rechnungsstellung und zum Zahlungsverkehr überprüft und um Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung ergänzt werden. Auch Vereinbarungen zum Datenaustausch und zur Datensicherheit können betroffen sein.
Hier biete ich Ihnen meine Unterstützung an: Gerne prüfe ich Ihre bestehenden AGB und Verträge und nehme die erforderlichen Anpassungen vor. In vielen Fällen ist keine komplette Neufassung nötig, sondern es genügen gezielte Ergänzungen und Änderungen einzelner Klauseln. So stellen wir gemeinsam sicher, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.
Fazit und Handlungsempfehlungen
Das BMF-Schreiben schafft in vielen Punkten Klarheit und gibt Unternehmen eine gute Orientierung für die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht. Auch wenn die Übergangsfristen noch etwas Zeit lassen, sollten sich gerade kleinere Unternehmen und Startups frühzeitig mit dem Thema befassen. Denn die Umstellung der Rechnungsprozesse und die Anpassung der AGB und Verträge kann durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen.
Mein Tipp: Prüfen Sie schon jetzt, ob Ihre Buchhaltungssoftware die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in den zulässigen Formaten unterstützt. Falls nicht, sollten Sie sich nach geeigneten Lösungen umsehen und diese rechtzeitig implementieren. Auch die Absprache mit Ihren Geschäftspartnern über die zu verwendenden Formate und Übermittlungswege ist sinnvoll, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Bei Fragen rund um die rechtliche Ausgestaltung Ihrer Rechnungsprozesse, AGB und Verträge unter Berücksichtigung der E-Rechnungspflicht unterstütze ich Sie gerne. Sprechen Sie mich einfach an!
