Als Freelancer die eigene Arbeit professionalisieren?

In Deutschland gibt es immer mehr Freelancer und da die allgemeine Corona-Hysterie das Remote-Arbeiten weiter befördert, könnten immer mehr Menschen auf den Geschmack kommen. Was aber sollte man beachten?

Einer meiner best gelesenen Artikel hier auf dem Blog sin Informationen zu steuerlichen Behandlung von Plattformen wie Upwork und Fiverr (siehe hier). Ich bekomme auch regelmäßig Anfragen dazu.

Nun ist aber die steuerliche Behandlung nur eine Teilfrage von zahlreichen Problemen, auf die man als Freelancer, z. B. als Webdesigner, Grafiker, Texter etc. stoßen kann. Dieser Artikel soll auf ein paar Probleme aufmerksam machen.

Vorab: Ich biete Freelancern je nach Ausgestaltung auch interessante Monatspauschalen an, um juristisch abgesichert zu sein. Einfach einmal nachfragen!

Gewerbeanmeldung

Jeder Freelancer sollte an eine ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung denken. Auch wenn in den meisten Fällen keine Genehmigung notwendig sein wird, so können hier unangenehme Bußgelder drohen. Sollten Genehmigungen nach der Gewerbeordnung notwendig sein, muss man diese natürlich vor dem Beginn der Tätigkeit einholen.

Steuerliche Anmeldung

Ebenso wichtig ist eine korrekte steuerliche Anmeldung. Die Versäumnisse, korrekt Umsatzsteuer, eventuell Gewerbesteuer aber auch sonstige Steuern zu erklären UND zu bezahlen kann, kann mehr als nur unangenehme Folgen haben. In Deutschland gibt es übrigens immer noch eine Vielzahl von Insolvenzen, weil Steuern nicht korrekt oder überhaupt nicht erklärt oder bezahlt werden. Dies betrifft neben Freelancern auch zahlreiche andere aktuelle Tätigkeiten wie Streamer und Freelancer. Selbst ohne auf die strafrechtlichen Konsequenzen einzugehen, sind die rein finanziellen Folgen zu beachten. Die wenigsten Freelancer dürften im Folgejahr fünfstellige Beträge für Steuernachzahlungen übrig haben.

Buchhaltung

Da kommen wir auch gleich zum dritten Punkt. Eine ordentliche Buchhaltung ist nicht nur dafür wichtig, dass man nachvollziehen kann, welche Bereiche der eigenen Tätigkeit profitabel sind und welche nicht, welcher Kunde seine Rechnungen bezahlt hat und wer nicht, sondern vor allem auch um seine eigene Liquidität und Profitabilität zu bewerten. Leider erlebe ich immer wieder zu viele unerfahrene Freelancer, die von den erzielten Umsätzen zu viel Geld ausgeben und zukünftige Verpflichtungen wie Steuernachzahlungen übersehen. Gerade wenn man im Zweifel für einen Umsatz im Januar 2020 theoretisch Steuern erst im Februar 2022 zahlt (das wäre möglich, wenn man durch einen Steuerberater vertreten ist und Steuererklärungen entsprechend später abgeben muss), verlieren viele Selbstständige die Übersicht und behandeln Umsätze wie Gewinne.

Sozialversicherung

In aller Regel ist man als Freelancer nicht sozialversicherungsrechtlich geschützt. Man genießt keinen (gesetzlichen) Kündigungsschutz, hat keinen Anspruch auf (bezahlten) Urlaub und kann sich auch nicht auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall berufen. Alle dies muss man bei den eigenen Verträgen (ohne die man tunlichst nicht tätig sein sollte!) und somit auch bei seinen Vergütungen beachten. Als Freelancer muss man nämlich selber vollständig für seine Krankenversicherung aufkommen, Rücklagen für Krankheit oder Urlaub bilden, Versicherungen bezahlen und natürlich auch Geld für das Rentenalter zurücklegen. Stundensätze, die auch nur in der Nähe von normalen Gehaltszahlungen sind, können sich betriebswirtschaftlich nicht rechnen und führen eigentlich unweigerlich in die Altersarmut. Man sollte stets berücksichtigen, dass man – zumindest nach aktuellem Stand – keinerlei Ansprüche auf Rentenzahlungen im Alter hat und im Zweifel auf Sozialhilfeniveau abfällt!

Zu beachten und zu prüfen gilt es auch, ob man als Freelancer Ansprüche und Pflichten bei der Künstlersozialkasse hat!

Eigenes Marketing

Im übrigen muss bzw. sollte man in die eigenen Stundensätze auch kalkulieren, dass man Zeit und Geld für Dinge wie eigene Buchhaltung, eigenes Marketing und dergleichen aufwenden muss. Etwas, um das sich auch kein Angestellter kümmern muss. Beim eigenen Marketing lauern dabei zahlreiche Fallen, die sich in den meisten Fällen aus dem UWG ergeben, beispielsweise ob und wann ich E-Mails verschicken darf, wie meine eigene Homepage oder Social-Media-Auftritte gestaltet sein dürfen oder müssen und auf welche Art ich Angebote oder Werbeaktionen veranstalten darf. Viele Infos dazu findet man bei mir auf dem Blog in meinen nun bereits weit über 1000 Artikeln aus den letzten 1 1/2 Jahren. Natürlich kann man auch immer Leute wie mich beauftragen, um alles rechtskonform zu gestalten 😉

Verträge

Zur Professionalität gehört übrigens auch, möglichst nur mit rechtssicheren Verträgen zu arbeiten. Dazu gehören AGB, Verschwiegenheitserklärungen, Aufträge und vieles weiteres. Natürlich kann immer alles “gut gehen”, wenn man ohne schriftliche Verträge arbeitet. Ein der größten Fallen ist dabei häufig, die zu erbringende Leistung nicht genau zu definieren. Das beginnt bei den genauen Inhalten, Funktionen bis hin zu den Dateitypen für Bilder, Software oder sonstigen Dokumenten. Will man später seine Leistung vergütet haben, kommt schnell Streit auf.

Natürlich kann man anderen Menschen vertrauen. Sicherer ist es aber auf jedenfall, sich selbst zu schützen. Und übrigens ist meine Erfahrung aus mehr als 20 Jahren Selbstständigkeit, dass kein seriöser Auftraggeber es negativ sieht, wenn man Designideen nur gegen NDA herausgibt oder auch ansonsten auf Verträge besteht. Ganz im Gegenteil: Viele sehen dies als Zeichen der Professionalität des Freelancers an.

Scheinselbstständigkeit

Beim Thema Freelancer kommt immer wieder das Thema Scheinselbständigkeit auf. Dies ist auch in Verträgen, die ich konstruiere, ein regelmäßiges Problem, auch wenn es hier zahlreiche Beratungsansätze gibt. Das Problem ist jedoch oft eher eines, das den Auftraggeber betrifft. Dieser sollte aber besonders aufpassen, denn das Thema kann ihn teuer zu stehen kommen.

Ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, wird aus einem “Blumenstrauß” an Einzelaspekten entschieden. Dazu gehören die vertragliche und tatsächliche Abhängigkeit vom Auftraggeber, die regelmäßige Tätigkeit am selben Ort, die Weisungsgebundenheit von Auftraggebern, eine konstant gleiche Vergütung oder auch die Eingliederung in Arbeitsabläufe des Auftraggebers.

Wird eine Tätigkeit statt als Auftragsverhältnis als ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis bewertet, wird es rückwirkend als sozialversicherungspflichtig eingestuft; mit enormen finanziellen Auswirkungen. Ach wenn die Probleme im Bereich Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und auch Rentenversicherung meistens den Auftraggeber treffen, so kann es auch für den Freelancer Probleme geben, z.B. wenn dieser Förderungen für die Selbstständigkeit beantragt hat, Darlehen aufgenommen hat, die vergünstigt sind, bei Behörden, Agenturen oder anderen Institutionen falsche Angaben gemacht hat und zahlreiche weitere Aspekte nur für Selbstständige relevant sind. Dies kann zu erheblichen Rückzahlungsverpflichtungen auch das Freelancers führen.

Urheberrecht

Im Rahmen der Softwareentwicklung oder bei sonstigen Tätigkeiten, die Rechteübertragungen beinhalten, sollte beachtet werden, dass § 69b UrhG als gesetzliche Vermutung nicht gilt und der Auftraggeber nicht, wie ein Arbeitgeber, alle vermögensrechtlichen Befugnisse im Rahmen einer cessio legis inne hat.  Bei Freelancern gilt in der Regel § 43 UrhG

Hinzu kommen urheberrechtliche Erwägungen, die man als Freelancer beachten sollte (oft zum eigenen Vorteil), wie beispielsweise eine eventuelle Nachvergütungspflicht des Auftraggebers, das Recht auf Urhebernennung, der Umgang mit Vewertungsgesellschaften und weitere Aspekte.

Dies sollten zunächst die wichtigsten Aspekte gewesen sein. Gerne kann man mich für weitere Aspekte per E-Mail kontaktieren.

Ich werde in der nächsten Woche einen Artikel aus Sicht der von Auftraggebern veröffentlichen. 

P.S. Freelancer sind übrigens nicht das gleiche wie Freiberufler 😉 Während Freiberufler ein terminus technicus basierend auf  § 18 EStG ist, ist Freelancer nur ein englischsprachiges Wort und übersetzt sich als “Freier Mitarbeiter”.