E-Rechnungen ab 2025: Sind Sie als Unternehmer vorbereitet?

E-Rechnungen ab 2025: Sind Sie als Unternehmer vorbereitet?

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran, so auch bei der Rechnungsstellung. Ab dem Jahr 2025 müssen Unternehmer und Selbstständige in Deutschland für den Empfang von elektronischen Rechnungen, sogenannten E-Rechnungen, bereit sein. Diese Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen wurde im Rahmen des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/2235 zur Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie in Bezug auf die Harmonisierung und Vereinfachung bestimmter Regelungen des Mehrwertsteuersystems beschlossen. Doch was bedeutet das genau und welche Konsequenzen ergeben sich daraus? Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein und wie können sich Unternehmer optimal auf die Umstellung vorbereiten? In diesem Blogpost gehen wir auf die wichtigsten Aspekte ein und geben Ihnen wertvolle Tipps, damit Sie als Unternehmer ab 2025 reibungslos E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Denn eines ist sicher: Die E-Rechnung ist die Zukunft der Rechnungsstellung und bietet zahlreiche Vorteile wie Zeitersparnis, Kostenreduktion und automatisierte Prozesse. Wer sich jetzt mit dem Thema auseinandersetzt und die notwendigen Schritte einleitet, wird langfristig von der Digitalisierung profitieren.

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie unterscheiden sich von den bisher weit verbreiteten PDF-Rechnungen dadurch, dass sie maschinenlesbar sind und automatisch weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Buchhaltung, da die Daten direkt in die Buchhaltungssysteme übernommen werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Zudem lassen sich E-Rechnungen einfacher archivieren und schneller auffinden, was die Verwaltung und Kontrolle erleichtert. E-Rechnungen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um als solche zu gelten. Dazu gehören unter anderem ein standardisiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD sowie die Einhaltung der umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben. XRechnung ist ein von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelter Standard, der auf der europäischen Norm EN 16931 basiert und eine einfache Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein branchenübergreifender Standard, der von Verbänden und Unternehmen gemeinsam entwickelt wurde und ebenfalls auf der EN 16931 aufbaut. Beide Standards gewährleisten eine reibungslose Kommunikation zwischen Rechnungssteller und -empfänger und sorgen für eine einheitliche Struktur der Rechnungsdaten. Darüber hinaus müssen E-Rechnungen auch die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten, wie zum Beispiel den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Nur wenn all diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann eine elektronische Rechnung als E-Rechnung anerkannt werden und die damit verbundenen Vorteile wie den Vorsteuerabzug und die vereinfachte Archivierung in Anspruch genommen werden.

Pflicht zur Empfangsbereitschaft ab 2025

Viele Unternehmer und Selbstständige glauben fälschlicherweise, dass sie von der Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen ab 2025 noch nicht betroffen sind, da sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Doch diese Annahme ist ein Trugschluss. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer und Selbstständigen verpflichtet, für den Empfang von E-Rechnungen bereit zu sein. Das bedeutet, dass sie technisch in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen versenden oder nicht.

Die Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen kann für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie bisher noch keine Erfahrung mit elektronischen Rechnungsformaten haben. Es gilt, die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Dazu gehört beispielsweise die Anschaffung einer geeigneten Software, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglicht. Auch die Anbindung an ein elektronisches Archivierungssystem kann erforderlich sein, um die empfangenen E-Rechnungen revisionssicher und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren.

Wer die Pflicht zur Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen ab 2025 nicht erfüllt, riskiert empfindliche Bußgelder und Nachteile im Geschäftsverkehr.

Denn Geschäftspartner, die bereits auf E-Rechnungen umgestellt haben, erwarten auch von ihren Kunden und Lieferanten, dass diese in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine fehlende Empfangsbereitschaft kann daher zu Verzögerungen in der Rechnungsabwicklung und im schlimmsten Fall sogar zu einer Beendigung der Geschäftsbeziehung führen. Es gibt keine Übergangsfristen für die Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen. Daher sollten sich Unternehmer und Selbstständige rechtzeitig um die Erfüllung der technischen Voraussetzungen kümmern. Eine frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsabwicklung zu gewährleisten.

Neben der Anschaffung einer geeigneten Software kann auch die Beauftragung eines externen Dienstleisters eine Option sein, um die Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen sicherzustellen. Spezialisierte Anbieter übernehmen dabei die Aufgabe, eingehende E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und an das Buchhaltungssystem des Unternehmens weiterzuleiten. Unternehmer und Selbstständige sollten die Pflicht zur Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen ab 2025 keinesfalls unterschätzen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema und die rechtzeitige Schaffung der notwendigen Voraussetzungen sind unerlässlich, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren.

Kein Anspruch mehr auf PDF-Rechnungen

Mit der Einführung der Pflicht zur Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen entfällt gleichzeitig der Anspruch auf den Erhalt von Rechnungen im PDF-Format. Unternehmer und Selbstständige, die bisher auf PDF-Rechnungen für ihre Buchhaltung angewiesen waren, müssen sich darauf einstellen, dass diese in Zukunft nicht mehr zwingend zur Verfügung stehen werden. Stattdessen werden Rechnungssteller vermehrt dazu übergehen, ihre Rechnungen ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu versenden.

Das kann gerade für kleinere Unternehmen und Selbstständige eine Herausforderung darstellen, da sie möglicherweise nicht über die notwendigen technischen und personellen Ressourcen verfügen, um den Umstieg auf E-Rechnungen problemlos zu bewältigen. Die Umstellung erfordert nicht nur die Anschaffung oder Miete einer geeigneten Software zur Verarbeitung von E-Rechnungen, sondern oft auch eine Anpassung der internen Prozesse und Abläufe. Mitarbeiter müssen geschult werden, um mit den neuen Systemen und Verfahren vertraut zu werden, und es kann erforderlich sein, zusätzliches Personal einzustellen oder externe Dienstleister zu beauftragen, um den erhöhten Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden.

Hinzu kommt, dass gerade kleinere Unternehmen oft eng mit ihren Geschäftspartnern zusammenarbeiten und auf deren Unterstützung angewiesen sind. Wenn diese Partner ebenfalls noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt haben oder technische Probleme bei der Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen auftreten, kann dies zu Verzögerungen und Störungen in der Zusammenarbeit führen. Es ist daher wichtig, dass sich Unternehmen frühzeitig mit ihren Partnern abstimmen und gemeinsam Lösungen entwickeln, um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten.Trotz dieser Herausforderungen sollten kleinere Unternehmen und Selbstständige die Umstellung auf E-Rechnungen nicht als unüberwindbare Hürde, sondern als Chance begreifen. Denn die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet auch für sie viele Vorteile, wie z.B. eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Rechnungen, eine Reduzierung von Fehlerquellen und eine Vereinfachung der Archivierung. Zudem gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Softwarelösungen und Dienstleistern, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten sind und eine kostengünstige und unkomplizierte Einführung von E-Rechnungen ermöglichen.

Keine Umsatzsteuer mehr aus PDF-Rechnungen ab 2026

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft den Vorsteuerabzug aus Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2026 können Unternehmer und Selbstständige die Umsatzsteuer nur noch aus E-Rechnungen ziehen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. PDF-Rechnungen, die nicht den Kriterien einer E-Rechnung genügen, berechtigen dann nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass Unternehmen, die bis dahin noch keine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ab 2026 keine Möglichkeit mehr haben, die in Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen.

Doch auch schon ab 2025 könnte diese Problematik theoretisch zum Tragen kommen. Denn mit der Pflicht zur Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen entfällt gleichzeitig der Anspruch auf den Erhalt einer Rechnung in einem anderen Format, wie beispielsweise einer PDF-Datei. Wenn ein Unternehmen ab 2025 also keine E-Rechnungen empfangen kann und der Rechnungssteller nur noch E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format versendet, hat der Rechnungsempfänger faktisch keine Möglichkeit mehr, die Vorsteuer aus dieser Rechnung geltend zu machen.Diese Situation kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen, da die Vorsteuer einen bedeutenden Kostenfaktor für Unternehmen darstellt. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe, die oft einen hohen Anteil an Vorsteuer haben, kann der Verlust des Vorsteuerabzugs existenzbedrohende Auswirkungen haben. Es ist daher unerlässlich, dass Unternehmer und Selbstständige rechtzeitig die notwendigen Voraussetzungen schaffen, um ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Um sich auf die neuen Regelungen vorzubereiten, sollten sich Unternehmer frühzeitig mit den technischen und organisatorischen Anforderungen an den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen auseinandersetzen. Dazu gehört die Auswahl einer geeigneten Software oder eines Dienstleisters, der die Verarbeitung von E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ermöglicht. Auch die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und Technologien ist ein wichtiger Schritt, um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsabwicklung zu gewährleisten.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und birgt viele Vorteile wie Zeitersparnis und Fehlerreduktion. Während es für den Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfristen gibt und Unternehmer ab 2025 dafür gerüstet sein müssen, sieht das Gesetz für die Ausstellung von Rechnungen eine stufenweise Einführung vor. Bis Ende 2026 können noch Papier- und PDF-Rechnungen ausgestellt werden, ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro und ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahmen greifen. Diese Übergangsfristen sollen insbesondere kleineren Unternehmen die Umstellung erleichtern und ihnen mehr Zeit für die Anpassung ihrer Prozesse geben.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Pflicht zur Verwendung von E-Rechnungen ab 2025 für alle Unternehmen gilt, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Egal ob Kleingewerbe, Handwerker, Vermieter oder Freiberufler – jeder Unternehmer sollte sich ausdrücklich auf die Umstellung vorbereiten. Denn ab 2025 hat man im Zweifel keinen Anspruch mehr auf eine andere Rechnungsform als die E-Rechnung. Wer nicht rechtzeitig handelt, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren und im Wettbewerb zurückzufallen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Thema E-Rechnung ist daher unerlässlich für jeden Unternehmer, der auch in Zukunft erfolgreich am Markt bestehen möchte.

Author: Marian Härtel

Marian Härtel ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht mit einer über 25-jährigen Erfahrung als Unternehmer und Berater in den Bereichen Games, E-Sport, Blockchain, SaaS und Künstliche Intelligenz. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen neben dem IT-Recht insbesondere das Urheberrecht, Medienrecht sowie Wettbewerbsrecht. Er betreut schwerpunktmäßig Start-ups, Agenturen und Influencer, die er in strategischen Fragen, komplexen Vertragsangelegenheiten sowie bei Investitionsprojekten begleitet. Dabei zeichnet sich seine Beratung durch einen interdisziplinären Ansatz aus, der juristische Expertise und langjährige unternehmerische Erfahrung miteinander verbindet. Ziel seiner Tätigkeit ist stets, Mandanten praxisorientierte Lösungen anzubieten und rechtlich fundierte Unterstützung bei der Umsetzung innovativer Geschäftsmodelle zu gewährleisten.