Achtung GoBD: Falle in der Buchhaltung von Selbstständigen

Das Problem

Das Thema GoBD oder ausgeschrieben „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und Datenspeicherung“ sind eigentlich ein alter Hut. Diese wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14.11.2014 veröffentlicht und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Die Vorschriften gelten in vollem Umfang seit 2018.

Trotzdem habe ich das Gefühl, dass bisher kaum ein Kleinunternehmer, Selbständiger etc. davon gehört hat oder gar deren Anwendung beachtet.

An was müssen Selbständige denken?

Dabei sollte man jedoch wissen, dass jedes Unternehmen und jeder Selbständige oder Freiberufler selbst die Pflicht hat, die Vorgaben der GoBD einzuhalten. Versäumt man dies, kann dies extrem große Nachteile bei einer möglichen Steuerprüfung Folge haben und beispielsweise Grund dafür sein, dass ein Vorsteuerabzug gewährt wird. Das Haftungsrisiko ist also enorm. Man trägt dabei die Verantwortung für die ordnungsmäßige Führung der eigenen Bücher auch dann, wenn man einen Dienstleister mit der Buchhaltung beauftragt, erst Recht wenn ein Steuerberater nur die Erklärungen fertigt. Und die Vorschriften der GoBD beginnen bereit bei Dingen wie Rechnungsstellung. So ist beispielsweise dafür Sorge zu tragen, dass einmal gestellte Rechnungen nicht einfach gelöscht oder geändert werden können, sondern im Falle von Änderungen die zu zahlenden Beträge nur mit Gutschriften und ähnlichen Buchhaltungsmethoden korrigiert werden. Dies dürfte in aller Regel gerade nicht mit der Erstellung von Rechnungen über Word in einem Unterorder möglich sein. Vielmehr ist dazu eine  GoBD-konforme Software notwendig. Diese dokumentiert Änderungen/Korrekturen an der Buchhaltung nachvollziehbar.

Nutzt man eine solche Software nicht, müssen folgende Punkte beachtet werden:  Aufbewahrung, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verlustschutz, Nachvollziehbarkeit, Auffindbarkeit, Ordnung, Zeitnahe Erfassung und Buchung, Verfahrensdokumentation. Fehlende Punkte können zu Zweifeln von Betriebsprüfern führen, die erhebliche Nachzahlungen an das Finanzamt zur Folge haben können. Dies gilt vor allem, wenn die angewendete Methode keine zulässige, digitale Datenverarbeitung, mittels einer Schnittstelle, für einen Prüfer zur Verfügung stellt.

Belege und Kontierung wichtig

Zudem muss die neben der Verknüpfung von Beleg und Kontierung auch die Aufbewahrung sichergestellt werden. Die GoBD  weisen in diesem Zusammenhang auch auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes hin, in dem entschieden wird, dass grundsätzlich alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis einzelner Aufzeichnungen wichtig sind.

Ich kann zwar jetzt schon förmlich die Köpfe von Kleinunternehmers, Selbständigen, semiprofessionellen Esport-Teams, Streamers oder kleineren Influencers rauchen sehen. Man kommt aber nicht drum herum, eine ordnungsgemäße Buchführung zu etablieren, wozu natürlich auch Kenntnisse zu Fragen der Abzugsfähigkeit, Belege (wie Reisekosten oder Bewirtungen), Vertragsgestaltungen und ähnlichen Punkten gehören. Im Rahmen von Schulungen kann ich hier viele Fragen beantworten und das Risiko minimieren. Das Spielen auf Risiko ist aktuell sehr gefährlich. Wie ich schon mehrmals dargelegt habe, sind die Zeiten vorbei, in denen Finanzämter oder Steuerprüfer nicht wissen, was Dinge wie Instagram, Twitter, YouTube und dergleichen sind und nicht wissen, dass damit nicht nur Einnahmen substantieller Art und Weise generiert werden, sondern umgedreht auch wissen, dass viele Unternehmen/Selbständige in dem Bereich, oft aus Unkenntnis, noch öfters aber aus Ignoranz, Pflichten auf die leichte Schulter nehmen. Die Haftung für Sozialversicherungsleistungen oder Steuern ist damit vorprogrammiert und die Pflicht zur Zahlung kommt meisten in dem Moment, in dem man es nicht erwartet.

Ich kann helfen

Kontaktiert mich einfach unverbindlich über meine Kontaktmöglichkeiten und ich helfe Streamern, Influencern, Esport Teams, Selbständigen oder kleineren Startups dabei, effektive Prozesse umzusetzen.

Author: Marian Härtel

Marian Härtel ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht mit einer über 25-jährigen Erfahrung als Unternehmer und Berater in den Bereichen Games, E-Sport, Blockchain, SaaS und Künstliche Intelligenz. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen neben dem IT-Recht insbesondere das Urheberrecht, Medienrecht sowie Wettbewerbsrecht. Er betreut schwerpunktmäßig Start-ups, Agenturen und Influencer, die er in strategischen Fragen, komplexen Vertragsangelegenheiten sowie bei Investitionsprojekten begleitet. Dabei zeichnet sich seine Beratung durch einen interdisziplinären Ansatz aus, der juristische Expertise und langjährige unternehmerische Erfahrung miteinander verbindet. Ziel seiner Tätigkeit ist stets, Mandanten praxisorientierte Lösungen anzubieten und rechtlich fundierte Unterstützung bei der Umsetzung innovativer Geschäftsmodelle zu gewährleisten.