Digitale und kollaborative Vertragserstellung

Neben dem Mandantenportal (siehe diesen Artikel) bin ich für zeitnahen einen Launch im Januar 2020 gerade dabei ein kollaboratives zur Vertragserstellung zu finalisieren.

Das Tool wird die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten mit mehreren Beteiligten ermöglichen, inklusive Anmerkungen und Versionierung. Endlich ein Ende des Chaos, dass ich Mandanten verschiedene Versionen von Verträgen zusenden musste, die diese dann kommentieren konnten, vielleicht zu Vertragspartnern senden mussten, die die Verträge wiederum kommentierten etc.

Durch diese Art und Weise war es bisher immer eine Herausforderung, die Übersicht über den aktuellen Versionsstand zu behalten. Kommentare zu einzelnen Änderungen, Versionen, Anpassungen etc. waren auf diese Weise auch erschwert. Das neue Tool basiert auf einem kollaborativen Dokumentenbearbeitungskern, so dass Änderungen an einem Dokument für alle Beteiligten sofort sichtbar sind – unabhängig wo die Nutzer sich befinden und mit welchem Endgerät sie arbeiten. Bei Bedarf kann dann ein Vertrag oder ein sonstiges  Dokument zeitversetzt überarbeitet und/oder kommentiert werden, sogar  in Echtzeit. Dabei wird das Tool alle Änderungen in einer Abschnittshistorie sofort nachhalten und es Mandanten, aber auch Vertragspartnern oder Beratern der Mandanten, leichtmachen, Kommentare und neue Vorschläge hinzuzufügen, über deren Annahme entweder ich oder der Mandant dann entscheiden kann.

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In dem Tool werden zudem Gespräche und Anmerkungen in dem Kontext geführt werden können, dem sie relevant ist – direkt im betreffenden Abschnitt. Endlich ein Ende von ellenlangen E-Mail-Threads. Dabei wird man auswählen können, ob ein Kommentar für alle Beteiligte eines Dokumentes sichtbar ist oder ob man sich nur bestimmten Beteiligten austauschen will. Dieses wird  vertrauliche Abstimmungen auch ohne E-Mails oder Telefonat ermöglichen.

Das Tool wird dabei jeden Beteiligten zuverlässig über neue, inhaltliche Änderungen und sofort für einen Betrachter im Dokument hervorgehoben werden. Verpasste Änderungen gehören der Vergangenheit an. Ebenso sind zeitraubende Versionsvergleiche nicht mehr notwendig, was den Überarbeitungsprozess extrem vereinfacht.
Das Tool wird auch Vergleiche von Dokumenten, die vorab in Word erstellt wurden, ermöglichen und natürlich ein stufenweises Berechtigungskonzept für alle Funktionen beinhalten. Letzteres ermöglicht, dass festgelegt werden kann, wer das Dokument (oder einzelne Bereiche) lesen kann, Inhalte ändern darf, das Recht hat, diese freizugeben oder wer aus der gesamten Bearbeitung ein finales Dokument erstellen darf.

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