Elektronische Rechnung ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Ab 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Diese Änderung, eingebettet im Wachstumschancengesetz, bringt neue Herausforderungen und Chancen für Unternehmen mit sich. Hier ein kompakter Überblick über die wichtigsten Neuerungen.

Neue Definitionen und Anforderungen

Die EU-Kommission hat im Rahmen der ViDA-Initiative die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Diese Initiative ist ein Teil der Bemühungen, den digitalen Binnenmarkt in der EU zu stärken und die grenzüberschreitende Geschäftstätigkeit durch Vereinfachung der administrativen Prozesse zu fördern. In Deutschland wird daher ab 2024 eine geänderte Definition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ relevant, die sich an diesen europäischen Bestrebungen orientiert. Ab dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung, wie sie ab 2025 definiert wird, muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format soll nicht nur die elektronische Verarbeitung ermöglichen, sondern auch der europäischen Norm entsprechen. Diese Anforderung zielt darauf ab, die Interoperabilität und Kompatibilität innerhalb der EU zu gewährleisten, was insbesondere für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen von Bedeutung ist. Interessanterweise ermöglicht das Gesetz eine gewisse Flexibilität, indem das Format der elektronischen Rechnung auch individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden kann. Dies bietet Raum für maßgeschneiderte Lösungen, die den spezifischen Bedürfnissen der Geschäftspartner entsprechen, solange sie die grundlegenden Anforderungen an die Struktur und Verarbeitbarkeit erfüllen.

Diese Neuerung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung einer weiteren Digitalisierung des Geschäftsverkehrs dar und spiegelt das Bestreben wider, moderne Technologien in den Dienst effizienterer und transparenterer Geschäftsprozesse zu stellen. Für Unternehmen bedeutet dies, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und ihre Systeme entsprechend anzupassen, um den reibungslosen Austausch elektronischer Rechnungen zu gewährleisten.

Verpflichtung und Übergangsregelungen

Diese Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung betrifft Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Ab 2025 ist diese Regelung grundsätzlich gültig, doch es gibt Übergangsregelungen bis Ende 2027. Diese erlauben es Unternehmen, sich schrittweise anzupassen. Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze gilt dies ebenfalls, allerdings mit der Bedingung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat.

Ausblick und Handlungsempfehlungen

Die Einführung der elektronischen Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Unternehmen sollten sich daher zeitnah mit der Umstellung beschäftigen. Der Bundesrat hat eine Verschiebung des Umsetzungszeitpunktes um zwei Jahre vorgeschlagen, was die Dringlichkeit der Vorbereitung unterstreicht. Es empfiehlt sich, entsprechende Projektstrukturen zu implementieren, um eine fristgerechte Umsetzung zu gewährleisten. Die elektronische Rechnungsstellung wird zunehmend zu einem zentralen Bestandteil des modernen Geschäftsverkehrs, und eine frühzeitige Anpassung ist ratsam.

Author: Marian Härtel

Marian Härtel ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht mit einer über 25-jährigen Erfahrung als Unternehmer und Berater in den Bereichen Games, E-Sport, Blockchain, SaaS und Künstliche Intelligenz. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen neben dem IT-Recht insbesondere das Urheberrecht, Medienrecht sowie Wettbewerbsrecht. Er betreut schwerpunktmäßig Start-ups, Agenturen und Influencer, die er in strategischen Fragen, komplexen Vertragsangelegenheiten sowie bei Investitionsprojekten begleitet. Dabei zeichnet sich seine Beratung durch einen interdisziplinären Ansatz aus, der juristische Expertise und langjährige unternehmerische Erfahrung miteinander verbindet. Ziel seiner Tätigkeit ist stets, Mandanten praxisorientierte Lösungen anzubieten und rechtlich fundierte Unterstützung bei der Umsetzung innovativer Geschäftsmodelle zu gewährleisten.