Kostenfalle für Selbstständige: Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung ist wichtig

Mein Artikel gestern zum Risiko von Steuerprüfungen und/oder Sozialversicherungsprüfungen hat einiges an Feedback generiert. Das zeigt mir, dass das Thema einige überrascht hat und dass es wert ist, dass das Thema mehr auf Social Media geteilt wird.

Wie ich kurz erwähnte, gibt es zahlreiche verwandte Probleme und Risiken, die natürlich im weitesten Sinne auch mit Steuern und Sozialversicherung zu tun haben. Während man bei Bewirtungsbelegen auch einige falsch machen kann (bei Interesse mache ich dazu auch einen eigenen Artikel), ist hier die im Raum stehende Summe noch recht begrenzt. In der Regel wird man als Selbständiger (oder kleines Startup) keine tausenden Euro Kosten für Bewirtungen im Monat haben.

In einem anderen Fall kann dies anders aussehen, nämlich bei Geschäftsreisen, die man gerne ebenfalls als Betriebsausgaben bei seiner Einkommensteuererklärung geltend machen möchte. Das beginnt bei Reisen zu Konferenzen oder Messen, geht über Flüge zu Events von Partnerfirmen und endet bei Fahrten zu Kunden oder Agenturen.

Eine fehlende Reisekostenabrechnung ist wie bares Geld verbrennen

Macht man Reisekostenabrechnungen richtig, kann einem das viel Geld bringen, denn der sogenannte Verpflegungsmehraufwand kann schnell die tatsächlichen Kosten für Verpflegung übersteigen, zudem man Dinge wie Taxifahrten, Hotels, ja unter Umständen sogar Trinkgelder zusätzlich geltend machen kann. Dazu braucht es jedoch korrekter Reisekostenabrechnungen, die penibel die genauen Beträge, die Kostenstellen (von welchem Konto, von welchem Budget etc.) bezeichnen, den Tag der Reise und vor allem den Zweck der Reise. Die letzten beiden Dinge sind oft der Knackpunkt, wenn man genau schaut, bzw. wenn irgendwann, nach zwei Jahren oder ähnliches, der Betriebsprüfer genau schaut. Dann muss nämlich sichergestellt werden, dass der Zweck der Reise genau angegeben wird, mitunter auch die Tätigkeiten an jedem Tag, und dass genau dargestellt wird, warum die Reise betrieblich veranlasst war. Letzteres muss im Zweifel dem Prüfer auch nachgewiesen werden. Ansonsten fallen irgendwann die vollen Kosten raus und können nicht mehr geltend gemacht werden. Praxishinweis: Nach zwei Jahren weiß man in aller Regel nicht mehr, was man an einzelnen Tagen genau unternommen hat!

Aber Achtung bei Selbständigen!

Ein besonderer Knackpunkt existiert meistens für Selbstständige: Die Vermischung von privaten und geschäftlichen Zwecken.  Das Finanzamt prüft gerade diese Trennung sehr genau (gerade wenn ein Prüfer unbedingt etwas finden will, um seine Tätigkeit zu rechtfertigen), denn auch der Betriebsprüfer weiß, wie einfach sich Urlaub/Sightseeing und eine Konferenz in London verbinden lassen. Nachweise dafür sind oft genug,  wenn man nur sucht, auch vorhanden. Viele Menschen posten ja freimütig, auf Facebook oder anderen Social Media Kanälen, wenn Sie gerade etwas Tolles in einer Stadt erleben. Man sollte daher genau darauf achten, alle Belege aufzuheben und zu sortieren (bei Thermopapier darauf achten, dass das nach einem Jahr oder so ausgebleicht ist!). Messeeinladungen, Ablaufpläne eines Seminars oder das Protokoll einer Besprechung sollten am besten direkt hinter die Reisekostenabrechnung geheftet werden.

Kniffelig wird es bei einer echten Vermischung der Reise. Während Hotelkosten, Eintritt zu einer Messe und dergleichen noch gut zuordenbar sind, wären Reisekosten schwerer zu trennen. Hier muss eine sachgerechte Aufteilung der Kosten erfolgen, bei der es natürlich Meinungsunterschiede mit dem Prüfer geben könnte.

Oft wird auch mit den sonstigen Belegen geschlampt, seien es Parkgebühren, Mautgebühren und viele kleinere Dinge, für die oftmals gar keine Quittung vorhanden ist oder keine Quittung, die die Voraussetzungen erfüllen, um eine Umsatzsteuerrückerstattung geltend zu machen. Das ist aber schlicht dumm. Ein nachlässiges Handeln kostet hier schlicht Geld. Dann kann man auch Geldscheine verbrennen.

Fazit

Wie bei allen Dingen rund um Buchhaltung, Steuern, Dokumenten oder Behördenkommunikation hilft hier eine, oftmals unliebsame, Sorgfalt wirklich bares Geld zu sparen. Man sollte ein System entwickeln für Archivierung, Aufbewahrung und Erstellung der Reisekostenabrechnung inklusive aller Dokumente. Der Aufwand wird sich lohnen!

Author: Marian Härtel

Marian Härtel ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht mit einer über 25-jährigen Erfahrung als Unternehmer und Berater in den Bereichen Games, E-Sport, Blockchain, SaaS und Künstliche Intelligenz. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen neben dem IT-Recht insbesondere das Urheberrecht, Medienrecht sowie Wettbewerbsrecht. Er betreut schwerpunktmäßig Start-ups, Agenturen und Influencer, die er in strategischen Fragen, komplexen Vertragsangelegenheiten sowie bei Investitionsprojekten begleitet. Dabei zeichnet sich seine Beratung durch einen interdisziplinären Ansatz aus, der juristische Expertise und langjährige unternehmerische Erfahrung miteinander verbindet. Ziel seiner Tätigkeit ist stets, Mandanten praxisorientierte Lösungen anzubieten und rechtlich fundierte Unterstützung bei der Umsetzung innovativer Geschäftsmodelle zu gewährleisten.