Gesetzliche Änderungen 2025: Was Startups und Selbstständige wissen müssen

Das Jahr 2025 bringt zahlreiche gesetzliche Neuerungen mit sich, die für Startups, Selbstständige und Unternehmer von großer Bedeutung sind. Neben Anpassungen bei Steuergrenzen, Digitalisierung und neuen Pflichten wie der E-Rechnung stehen auch Änderungen im internationalen Handel und bei der Umsatzsteuer im Fokus. Diese Reformen erfordern eine rechtzeitige Vorbereitung, um Risiken zu vermeiden und die neuen Regelungen optimal zu nutzen. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Neuerungen ausführlich dargestellt, ergänzt durch praxisnahe Tipps zur Umsetzung.

Mehr Informationen zu Portale, Funktionen und Förderprogramme, die 2025 wohl eingeführt werden, gibt es in diesem Post (Teil 1) sowie in diesem Post (Teil 2) und in diesem Post (Teil 3) und zuletzt hier (Teil 4).

Neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG grundlegend reformiert. Die Umsatzgrenze für das Vorjahr wird von bisher 22.000 Euro auf 25.000 Euro netto angehoben, während die Grenze für das laufende Jahr auf 100.000 Euro netto verdoppelt wird (bisher: 50.000 Euro). Neu ist außerdem, dass ab 2025 ausschließlich Nettoumsätze statt Bruttoumsätze herangezogen werden, was die Berechnung transparenter und einfacher macht. Diese Änderungen bieten insbesondere kleinen Unternehmen und Startups mehr Flexibilität, da sie länger von den Vorteilen der Kleinunternehmerregelung profitieren können. Gleichzeitig entfällt die bisherige Übergangsregelung: Sobald im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, gilt ab diesem Zeitpunkt automatisch die Regelbesteuerung – ohne Rückwirkung auf das gesamte Jahr.

Mit der Reform wird zudem eine neue Möglichkeit geschaffen, die Kleinunternehmerregelung auf grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU auszuweiten (§ 19a UStG). Unternehmen können diese Regelung nutzen, wenn ihr Gesamtumsatz innerhalb der EU unter 100.000 Euro bleibt und sie sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) registrieren lassen. Dies ist besonders für Startups relevant, die international tätig sind oder Dienstleistungen an Kunden in anderen EU-Ländern erbringen. Die neue Regelung harmonisiert das deutsche Steuerrecht mit den Vorgaben der EU und erleichtert grenzüberschreitende Geschäfte erheblich. Dennoch sollten Unternehmer ihre Umsätze genau überwachen, um nicht unvorbereitet in die Regelbesteuerung zu rutschen.

Praxis-Tipp:

Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder digitale Tools, um Ihre Umsätze genau zu überwachen und rechtzeitig auf einen Wechsel zur Regelbesteuerung vorbereitet zu sein. Insbesondere bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten sollten Sie prüfen, ob Sie von der neuen EU-weiten Kleinunternehmerregelung profitieren können. Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungen den neuen Anforderungen entsprechen und keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn Sie weiterhin als Kleinunternehmer tätig sind. Planen Sie zudem mögliche Investitionen so, dass diese steuerlich optimal genutzt werden können – etwa durch einen Wechsel zur Regelbesteuerung bei hohen Vorsteuerbeträgen.

Steuerbefreiung statt Nichterhebung der Umsatzsteuer

Eine weitere wichtige Änderung betrifft den rechtlichen Status der Kleinunternehmerregelung: Ab 2025 gelten Umsätze von Kleinunternehmern ausdrücklich als „umsatzsteuerbefreit“. Bisher wurde lediglich festgelegt, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird – ein Unterschied, der vor allem rechtstechnische Auswirkungen hat. Diese Klarstellung harmonisiert das deutsche Recht mit den Vorgaben der EU-Richtlinie (EU) 2020/285 und schafft mehr Rechtssicherheit für Unternehmer sowie Finanzbehörden. Gleichzeitig bleibt es dabei, dass Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen können und ihre Rechnungen weiterhin ohne Umsatzsteuerausweis ausstellen müssen.

Die neue Formulierung schützt Kleinunternehmer besser vor Missverständnissen bei internationalen Geschäften oder Prüfungen durch Finanzbehörden. Insbesondere bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten innerhalb der EU bietet diese Änderung mehr Klarheit darüber, wie Umsätze steuerlich behandelt werden müssen. Dennoch bleibt es wichtig, Rechnungen korrekt auszustellen – ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann dazu führen, dass irrtümlich ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie Ihre Rechnungsprozesse und stellen Sie sicher, dass alle Dokumente den neuen Anforderungen entsprechen – insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU. Nutzen Sie professionelle Buchhaltungssoftware oder lassen Sie sich von einem Steuerberater unterstützen, um Fehler zu vermeiden. Falls Sie planen, künftig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten (z. B. wegen hoher Vorsteuerbeträge), sollten Sie dies frühzeitig mit Ihrem Steuerberater besprechen und strategisch vorbereiten.

Einführung der E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland verpflichtend – zunächst jedoch nur für den Empfang von Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business). Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung solcher Rechnungen wird schrittweise bis Ende 2027 eingeführt, sodass Unternehmen ausreichend Zeit haben, ihre Prozesse anzupassen.

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument im XML-Format, das maschinenlesbar ist und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierdokumenten enthält eine E-Rechnung strukturierte Datenfelder, die direkt in Buchhaltungssoftware importiert werden können – dies spart Zeit und reduziert Fehler bei der Verarbeitung. Auch wenn diese Neuerung zunächst nur den Empfang betrifft, sollten Unternehmen bereits jetzt ihre Systeme auf Kompatibilität prüfen.

Was müssen Unternehmen tun?

• Implementieren Sie eine Softwarelösung zur Verarbeitung von E-Rechnungen.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Formaten.
• Prüfen Sie bestehende IT-Systeme auf Kompatibilität mit den gesetzlichen Anforderungen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner ebenfalls in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen.

Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne ausgewiesene Umsatzsteuer sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können – dies könnte künftig auch für öffentliche Ausschreibungen relevant werden.

Praxis-Tipp:

Auch wenn Kleinunternehmer nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, sollten sie dennoch in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Investieren Sie frühzeitig in moderne Buchhaltungssoftware oder Cloud-Lösungen, um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten und sich auf zukünftige Anforderungen vorzubereiten.

Elektronische Betriebsprüfung wird ausgeweitet

Die elektronische Betriebsprüfung (euBP), die seit 2023 für Entgeltabrechnungsdaten gilt, wird ab dem 1. Januar 2025 auf Daten aus der Finanzbuchhaltung ausgeweitet. Unternehmen müssen diese Daten künftig digital an die Rentenversicherungsträger übermitteln – ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung von Prüfprozessen durch Behörden.

Die digitale Übermittlung sorgt für mehr Effizienz und Transparenz bei Betriebsprüfungen und reduziert den manuellen Aufwand sowohl für Unternehmen als auch für Prüfer erheblich. Gleichzeitig erhöht sie jedoch den Druck auf Unternehmen, ihre Buchhaltungssoftware an die neuen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass alle Daten korrekt erfasst werden.

Welche Vorteile bietet dies?

Die neue Regelung ermöglicht eine schnellere Prüfung von Unternehmensdaten und minimiert das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen während einer Betriebsprüfung. Gleichzeitig schafft sie mehr Rechtssicherheit für Unternehmer durch standardisierte Prozesse und klare Vorgaben zur Datenübermittlung.

Praxis-Tipp:

Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Buchhaltungssoftware den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder ziehen Sie eine Umstellung auf ein modernes System in Betracht. Lassen Sie sich gegebenenfalls von einem IT-Experten beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme vollständig kompatibel sind und alle relevanten Daten korrekt übermittelt werden können.

Entlastung bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Auch im Bereich der Umsatzsteuer gibt es eine deutliche Erleichterung: Ab 2025 muss die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch vierteljährlich abgegeben werden, wenn die Zahllast im Vorjahr nicht mehr als 9.000 Euro betragen hat (bisher: 7.500 Euro). Unternehmen mit einer Zahllast bis zu 2.000 Euro können sogar komplett von der Pflicht zur Abgabe befreit werden – dies betrifft vor allem kleinere Unternehmen mit geringen Umsätzen.

Diese Änderung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und verschafft Unternehmern mehr Zeit für ihr Tagesgeschäft statt für steuerliche Formalitäten. Dennoch bleibt es wichtig, Umsätze genau zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Verpflichtungen fristgerecht erfüllt werden.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie Ihre Zahllast aus dem Vorjahr und stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungsprozesse an die neuen Fristen angepasst sind. Nutzen Sie digitale Tools oder Steuerberaterdienste zur Optimierung Ihrer Steuerplanung. Korrigierter Text mit erweiterten Absätzen!

Neue Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft

Ab dem 1. Januar 2025 ändern sich die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft, die als geldwerter Vorteil bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen. Diese Werte werden jährlich angepasst, um der Inflation und den gestiegenen Lebenshaltungskosten Rechnung zu tragen. Für das Jahr 2025 steigen die monatlichen Werte wie folgt:

• Verpflegung: Der Monatswert erhöht sich auf 333 Euro (bisher: 313 Euro).
• Unterkunft: Der Monatswert steigt auf 282 Euro (bisher: 273 Euro).

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

Diese Änderungen betreffen alle Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern Sachleistungen wie Mahlzeiten oder eine Unterkunft zur Verfügung stellen. Die neuen Werte müssen in der Lohnabrechnung korrekt berücksichtigt werden, da sie als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil gelten. Insbesondere Startups mit flexiblen Arbeitsmodellen oder Benefits wie Essenszuschüssen sollten sicherstellen, dass ihre Abrechnungssoftware auf dem neuesten Stand ist.

Die Erhöhung der Sachbezugswerte kann auch Auswirkungen auf die Steuer- und Sozialversicherungsbelastung der Mitarbeiter haben. Arbeitgeber sollten daher offen kommunizieren, wie sich diese Änderungen auf das Nettogehalt auswirken könnten. Gleichzeitig können Unternehmen diese Anpassungen nutzen, um ihre Benefits attraktiver zu gestalten – etwa durch steuerfreie Zuschüsse zu Mahlzeiten oder Wohnkosten.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie Ihre Lohnabrechnungsprozesse und passen Sie diese an die neuen Sachbezugswerte an. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Mitarbeiter über mögliche steuerfreie Benefits zu informieren, die zusätzlich angeboten werden können. Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware kann dabei helfen, diese Änderungen effizient umzusetzen.

Mindestlohn und Geringfügigkeitsgrenze steigen

Zum 1. Januar 2025 wird der gesetzliche Mindestlohn von derzeit 12,41 Euro auf 12,82 Euro pro Stunde angehoben. Gleichzeitig steigt die Verdienstgrenze für Minijobs (geringfügige Beschäftigung) von bisher 520 Euro auf 556 Euro monatlich. Diese Anpassung erfolgt im Rahmen der regelmäßigen Überprüfung des Mindestlohns durch die Mindestlohnkommission.

Welche Auswirkungen hat das?

Die Erhöhung des Mindestlohns betrifft nicht nur geringfügig Beschäftigte, sondern auch Werkstudenten, Praktikanten und andere Beschäftigungsformen mit niedriger Vergütung. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass bestehende Arbeitsverträge angepasst werden und die neuen Stundensätze korrekt abgerechnet werden. Die Erhöhung der Geringfügigkeitsgrenze ermöglicht es Minijobbern, mehr Stunden zu arbeiten, ohne ihre Sozialversicherungsfreiheit zu verlieren.

Für Startups mit begrenztem Budget kann dies jedoch eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie stark auf Minijobs oder Teilzeitkräfte angewiesen sind. Gleichzeitig bietet die Anpassung auch Chancen: Unternehmen können durch attraktive Vergütungen ihre Position im Wettbewerb um Fachkräfte stärken.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie alle bestehenden Arbeitsverträge und passen Sie diese an die neuen Mindestlohnregelungen an. Kalkulieren Sie Personalkosten neu und prüfen Sie, ob eine Umstrukturierung von Minijobs in Teilzeitstellen sinnvoll sein könnte. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die Änderungen und nutzen Sie digitale Tools zur Lohnabrechnung, um Fehler zu vermeiden.

Barrierefreiheitsstärkungsgesetz tritt in Kraft

Ab dem 28. Juni 2025 müssen neue Produkte und Dienstleistungen barrierefrei gestaltet sein – dies betrifft insbesondere digitale Angebote wie Websites, Apps oder Softwarelösungen sowie physische Produkte wie Geldautomaten oder Fahrkartenautomaten. Ziel des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes ist es, Menschen mit Behinderungen einen gleichberechtigten Zugang zu Produkten und Dienstleistungen zu ermöglichen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Betroffen sind vor allem Unternehmen aus den Bereichen E-Commerce, Finanzdienstleistungen oder öffentlicher Verkehr sowie Anbieter digitaler Produkte und Dienstleistungen. Für bestehende Produkte gibt es Übergangsfristen bis 2030 – neue Produkte müssen jedoch ab Juni 2025 vollständig barrierefrei sein.

Die Umsetzung erfordert oft technische Anpassungen wie Vorlesefunktionen für Websites oder größere Schriftgrößen bei digitalen Anzeigen. Gleichzeitig bietet Barrierefreiheit auch wirtschaftliche Vorteile: Studien zeigen, dass barrierefreie Angebote eine breitere Zielgruppe ansprechen und die Kundenzufriedenheit steigern können.

Praxis-Tipp:

Prüfen Sie Ihre digitalen Angebote rechtzeitig auf Barrierefreiheit und ziehen Sie Experten hinzu, um notwendige Anpassungen vorzunehmen. Nutzen Sie Förderprogramme oder steuerliche Anreize zur Finanzierung von Barrierefreiheitsmaßnahmen.

Erweiterung der Forschungszulage

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Forschungszulage für Unternehmen deutlich attraktiver gestaltet. Die maximale Fördersumme steigt von bisher 1 Million Euro auf 2 Millionen Euro pro Unternehmen und Jahr. Diese steuerliche Förderung soll vor allem Startups und kleine sowie mittelständische Unternehmen (KMU) dazu motivieren, mehr in Forschung und Entwicklung (F&E) zu investieren.

Was ist die Forschungszulage?

Die Forschungszulage ist ein steuerlicher Vorteil, der Unternehmen gewährt wird, die in innovative Projekte investieren. Förderfähig sind dabei sowohl Grundlagenforschung als auch experimentelle Entwicklungen und angewandte Forschung. Die Förderung erfolgt unabhängig von der Branche und ist besonders für technologieorientierte Startups relevant.

Welche Änderungen gibt es?

Neben der Erhöhung der Fördersumme wird die Beantragung der Forschungszulage ab 2025 vereinfacht. Unternehmen können ihre Anträge vollständig digital einreichen, und die Bearbeitungszeit durch die zuständigen Behörden soll verkürzt werden. Zudem wird geprüft, ob auch kleinere Projekte mit geringeren Budgets stärker berücksichtigt werden können.

Praxis-Tipp:

Wenn Ihr Startup in F&E investiert, prüfen Sie, ob Ihre Projekte förderfähig sind. Dokumentieren Sie alle relevanten Kosten und Projektfortschritte sorgfältig, um eine schnelle Bearbeitung Ihres Antrags zu gewährleisten. Ziehen Sie bei Bedarf spezialisierte Berater hinzu, um den Antrag optimal vorzubereiten und die maximale Fördersumme auszuschöpfen.

Anpassungen bei der Gewerbesteuer

Ab 2025 wird die Gewerbesteuer in vielen Gemeinden neu geregelt, da die Bundesregierung den Kommunen mehr Spielraum bei der Festlegung der Hebesätze einräumt. Ziel ist es, finanzschwachen Gemeinden mehr Einnahmen zu ermöglichen, während wirtschaftsstarke Regionen ihre Attraktivität durch niedrigere Hebesätze erhöhen können.

Welche Auswirkungen hat das?

Die Änderungen können dazu führen, dass sich die Gewerbesteuerbelastung je nach Standort erheblich unterscheidet. Für Startups und KMU wird es noch wichtiger, den Standort sorgfältig auszuwählen oder mögliche Steuerbelastungen bei der Expansion in andere Städte oder Gemeinden zu berücksichtigen.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie regelmäßig die Hebesätze Ihrer Gemeinde und vergleichen Sie diese mit alternativen Standorten. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder neue Niederlassungen plant, ziehen Sie steuerliche Aspekte in Ihre Standortentscheidung ein. Lassen Sie sich von einem Steuerberater beraten, um langfristig von niedrigeren Steuersätzen zu profitieren.

Änderungen beim Gründungszuschuss

Für Existenzgründer, die aus der Arbeitslosigkeit heraus starten, wird ab 2025 der Gründungszuschuss neu geregelt. Die Förderhöhe bleibt unverändert – sie orientiert sich weiterhin am zuletzt erhaltenen Arbeitslosengeld plus einem Pauschalzuschuss von 300 Euro für Sozialversicherungsbeiträge –, jedoch wird die Bewilligung flexibler gestaltet.

Was ändert sich konkret?

Die Dauer der Förderung kann künftig individuell angepasst werden, abhängig vom Fortschritt des Geschäftsmodells und den erzielten Umsätzen. Zudem sollen Gründer stärker durch Schulungen und Beratungen unterstützt werden, um ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Die Beantragung des Gründungszuschusses wird ebenfalls digitalisiert, was den Prozess beschleunigen soll.

Praxis-Tipp:

Wenn Sie planen, aus der Arbeitslosigkeit heraus ein Unternehmen zu gründen, bereiten Sie Ihren Businessplan sorgfältig vor und nutzen Sie die neuen Schulungsangebote. Informieren Sie sich rechtzeitig über die Anforderungen für den Zuschuss und stellen Sie sicher, dass Ihr Antrag vollständig ist.

Änderungen bei der Abgeltungssteuer

Die Bundesregierung plant ab 2025 eine Reform der Abgeltungssteuer auf Kapitalerträge. Der bisherige Steuersatz von 25 % bleibt zwar bestehen, jedoch wird ein zusätzlicher Freibetrag eingeführt: Künftig bleiben Kapitalerträge bis zu einer Höhe von 1.000 Euro pro Person steuerfrei (bisher: 801 Euro). Für Ehepaare verdoppelt sich dieser Betrag auf 2.000 Euro.

Was bedeutet das für Anleger?

Die Erhöhung des Freibetrags entlastet insbesondere Kleinanleger und Selbstständige mit geringeren Kapitalerträgen. Gleichzeitig bleibt es wichtig, sämtliche Kapitalerträge korrekt zu deklarieren – insbesondere bei ausländischen Investments oder Kryptowährungen.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie Ihre Kapitalanlagen und nutzen Sie den erhöhten Freibetrag gezielt zur Optimierung Ihrer Steuerlast. Informieren Sie sich über mögliche steuerliche Vorteile bei langfristigen Investments wie Aktien oder Fonds.

Anpassungen bei der Künstlersozialabgabe

Die Künstlersozialabgabe (KSA) bleibt auch 2025 ein wichtiges Thema für Unternehmen, die regelmäßig künstlerische oder publizistische Leistungen beauftragen – etwa Grafikdesigns, Texte oder Musikproduktionen. Der Abgabesatz wird voraussichtlich leicht steigen, um die Finanzierung der Künstlersozialversicherung sicherzustellen.

Was bedeutet das für Auftraggeber?

Unternehmen müssen weiterhin 5 % des Honorars an die Künstlersozialkasse (KSK) abführen, wenn sie entsprechende Leistungen beauftragen. Viele Startups sind sich dieser Verpflichtung jedoch nicht bewusst und riskieren Nachzahlungen oder Bußgelder bei Betriebsprüfungen.

Praxis-Tipp:

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Verträge mit Freelancern oder Agenturen und klären Sie frühzeitig, ob eine Abgabepflicht besteht. Dokumentieren Sie alle relevanten Zahlungen sorgfältig und nutzen Sie Steuerberaterdienste zur Optimierung Ihrer Abgabenplanung.

Erweiterung der steuerlichen Förderung von Homeoffice

Die steuerliche Förderung des Homeoffice wird ab 2025 dauerhaft ausgeweitet: Der Höchstbetrag für die Homeoffice-Pauschale steigt von bisher 600 Euro auf 1.000 Euro pro Jahr. Zudem entfällt die Begrenzung auf 120 Tage – Arbeitnehmer und Selbstständige können nun jeden Tag im Homeoffice geltend machen.

Welche Vorteile bringt das?

Die neue Regelung schafft mehr Flexibilität für Arbeitnehmer und Selbstständige, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten. Gleichzeitig bleibt es wichtig, dass der Arbeitsbereich klar vom privaten Bereich getrennt ist – etwa durch ein separates Arbeitszimmer.

Praxis-Tipp:

Dokumentieren Sie Ihre Arbeitstage im Homeoffice sorgfältig und prüfen Sie mögliche steuerliche Vorteile durch zusätzliche Werbungskosten wie Arbeitsmittel oder Internetkosten.

Weiteres

Mehr Informationen zu Portale, Funktionen und Förderprogramme, die 2025 wohl eingeführt werden, gibt es in diesem Post (Teil 1) sowie in diesem Post (Teil 2) und in diesem Post (Teil 3) und zuletzt hier (Teil 4).